Digitalizar un documento Software para digitalizar documentos Digitalización de documentos. Guía sobre cómo pasar documentación física a formato digital para ahorrar de este manera, espacio y hacer que sean fácil de consultar. En estos tiempos es muy común observar que la mayoría de los individuos y organizaciones busquen respaldar su información de forma digital, ya que garantiza su permanencia, actualización, resguardo y transporte. Sigue con la guía sobre cómo digitalizar un documento Software para digitalizar documentos Digitalización de documentos.
Muchas entidades por el ramo profesional que desempeñan generan gran volumen de documentos físicos. En el pasado se debía disponer de grandes espacios físicos para el resguardo de ellos; en la actualidad es esencial recurrir a la digitalización.
¿Por qué se debe recurrir a la digitalización de la información? Entre sus diversos beneficios se halla la capacidad de hacer uso de la data con mayor facilidad, dado que en determinados momentos donde se necesite su consulta, se podrá obtener de manera más fácil todo lo inherente a ella. Sigue con la guía sobre cómo digitalizar un documento Software para digitalizar documentos Digitalización de documentos.
Otra ventaja es que cuando los archivos se encuentran totalmente digitalizados ellos constituyen un base de datos eficiente que, a la larga, permitirá la interacción entre las unidades internas de una organización; así como compartir información física de forma digital sin la necesidad de deshacerse del elemento físico original.
Digitalizar un documento Software para digitalizar documentos Digitalización de documentos.
En este artículo se hará un análisis sobre la digitalización de documentos, sus características más importantes, herramientas para la simplificación de esta tarea y los mejores softwares para la ejecución de la digitalización.
Lo mejor de digitalizar documentos. Cada día en las entidades de negocio se busca simplificar el tiempo que se emplea en tareas que reducen la eficacia de sus empleados. La digitalización de documentos para aquellas que no poseen una base de datos actualizada quizás representa un reto.
Sin embargo, será una inversión de tiempo que rendirá sus frutos a la larga, pues permitirá que los canales de información se optimicen, también posibilitará que los empleados accedan a la documentación necesaria de forma fácil para el cumplimiento de sus obligaciones. Sigue con la guía sobre cómo digitalizar un documento Software para digitalizar documentos Digitalización de documentos.
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En aquellos casos donde se debe dar respuesta sobre algún caso en particular con un proveedor o cliente, debiendo recurrir a la consulta de información y a preparar un informe completo del caso objeto de estudio, la base de datos digitalizada será de gran ayuda para la rápida solución.
También es una herramienta sólida para la autogestión de documentos personales, los cuales necesitan un respaldo digital que garantice a cualquier individuo el resguardo de la información física que posee.
Digitalizar un documento a través del Hardware para la digitalización de documentos
Lo primero que debe considerar es si la organización cuenta con los recursos materiales o monetarios para la realización de esta tarea. Si se cuenta con un escáner de oficina, deberá invertir mayor tiempo a la digitalización de la información.
Por otro lado, si la entidad puede adquirir un escáner de mayor potencia, la velocidad de escaneo se intensifica. Esto hará que destine menos tiempo a esta tarea y menos personal para su realización. Sigue con la guía sobre cómo digitalizar un documento Software para digitalizar documentos Digitalización de documentos.
Digitalizar un documento a través de Softwares para la digitalización de documentos
La mayoría de los escáneres, por defecto, traen un software que les permitirá ejecutar sus funciones a través de los ordenadores; no obstante, algunos softwares especializados permitirán la optimización del proceso de digitalización.
Una de las características más importantes de estos softwares es que con ellos se podrá realizar un mejor reconocimiento de caracteres de forma óptica y, en otros casos, brindará la posibilidad de hacer escaneos por lotes.
Digitalizar un documento mediante el Escáner de Windows 10
Es un programa gratuito disponible en la tienda virtual de Microsoft. Viene cargado con una interfaz bastante intuitiva y que se adapta a la mayoría de los usuarios, por sus sencillas y prácticas instrucciones.
Este software permitirá que usted digitalice sus documentos de forma fácil y sencilla; así como también que se almacenen en formatos JPG, XPS, PDF, PNG, TIFF, entre otros. Sigue con la guía sobre cómo digitalizar un documento Software para digitalizar documentos Digitalización de documentos.
NAPS2
Es uno de los programas más conocidos en este ámbito, debido a que es muy ligero, realmente intuitivo y está basado en un lenguaje de programación de código abierto. Sus fuertes serán la conversión en formatos JPG, PDF, TIFF Y PNG.
Con pocos pasos usted podrá configurar ciertos aspectos visuales al momento de realizar la digitalización, siendo la escala, tamaño, resolución y formatos los más comunes en personalizar.
CamScanner
Está pensado para esos momentos en donde se necesitará de la digitalización de un documento y no se cuenta con un escáner a la mano. Solo necesitaras tener un Smartphone para la realización de esta tarea.
Es una aplicación disponible de forma gratuita en la Microsoft Store, en la Play Store y en la App Store en su versión básica. También posee una versión Premium, por la que deberá pagar un importe para gozar de sus excelentes beneficios. Sigue con la guía sobre cómo digitalizar un documento Software para digitalizar documentos Digitalización de documentos.
Motivos para empezar un proceso de digitalización
Existen una multitud de factores que le pueden llevar a la digitalización de documentos. Además del ahorro de espacio, la razón fundamental sería poder disponer de la información de forma mucho más rápida. Poder encontrar la información que desea con solo teclear un par de palabras puede suponer un gran ahorro de tiempo. Esto puede mejorar la eficiencia de su empresa.
También existen otros motivos que le pueden llevar a realizar este proceso, entre ellos:
- La seguridad, porque lo que anteriormente se encontraba bajo llave, ahora puede estar protegido por diferentes claves de acceso y restricciones según usuario. Esto reduce el riesgo de pérdida o sustracción de la información. Sigue con la guía sobre cómo digitalizar un documento Software para digitalizar documentos Digitalización de documentos.
- Necesidad de acceder a la información desde dispositivos móviles. Cada día, en un mayor número de empresas, los empleados tienen que consultar información sin estar presentes en la oficina. Tener la información en archivadores limita el acceso, siendo necesario encontrarse en la empresa para consultar la información.
- La conciliación por el medio ambiente cada vez es mayor, por ello son muchas las compañías que quieren dejar de imprimir tantos papeles innecesarios y a su vez ahorrar en gastos de impresión (tinta, papel, fotocopias, etc.). Sigue con la guía sobre cómo digitalizar un documento Software para digitalizar documentos Digitalización de documentos.
- Poder compartir la información tanto interna (compañeros) como externa (clientes), de forma más rápida. Anteriormente, siempre se había compartido información por mensajería, pero esto implicaba un tiempo de espera hasta la recepción de la misma. Además, presenta un riesgo para la seguridad de la información. En la Guía de Gestión Documental encontrará una comparativa entre los mejores sistemas de gestión documental para divulgar información entre compañeros y clientes.
- Ahorrar en los costes de mantenimiento. Tener grandes archivos físicos de información exige tener un orden. Seguramente esto consuma recursos, es decir, será necesario que una persona se encargue de su mantenimiento.
- Evitar el deterioro de los documentos. Cuando hablamos de documentación, imágenes o planos antiguos que son relevantes para la empresa, asegurar que la información se mantiene intacta es esencial. Esto puede conseguirse gracias a la digitalización de documentos. Esto es todo. Esta es la guía sobre cómo digitalizar un documento Software para digitalizar documentos Digitalización de documentos.
